5. Verwendungsnachweis
Wann muss der Verwendungsnachweis eingereicht werden?
Die Vorlagefrist des Verwendungsnachweises ist gesondert im Zuwendungsbescheid geregelt. Spätestens muss dieser jedoch 6 Monate nach Ende des Bewilligungszeitraumes vorgelegt werden.
In welcher Form ist der Verwendungsnachweis einzureichen?
Der Verwendungsnachweis besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis, einer Belegliste und einem Sachbericht. Diese Unterlagen sind in jedem Fall einzureichen. Dabei sind die Formulare zu verwenden, welche das Landesverwaltungsamt Ihnen zur Verfügung stellt. Belege müssen Sie nur einreichen, wenn dies im Zuwendungsbescheid unter „Nachweis der Verwendung“ angegeben ist. Aber auch wenn dies nicht gefordert ist, kann die Bewilligungsbehörde noch Belege von Ihnen nachfordern. Sie müssen daher die Belege zum Projekt noch 5 Jahre nach Projektende aufbewahren (siehe auch ANBest-P, Nr. 6.9).
Sind Belege im Original einzureichen oder ist die Einreichung von Kopien ausreichend?
Grundsätzlich müssen die Belege (Rechnungen, Überweisungsbelege, Verträge usw.) im Original vorgelegt werden. Kopien können dann akzeptiert werden, wenn es sich um originär digitale Belege handelt oder wenn Sie für Ihre Buchführung ein elektronisches Datenverarbeitungssystem nutzen und Belege aus diesem reproduzieren. Das genutzte Buchführungssystem muss dabei revisionssicher sein und Aufnahme- und Wiedergabeverfahren den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (´Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff` –GoBD-) oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen (Nr. 6.9. ANBest-P / Nr.7.1 ANBest-Gk).Sofern es mit der Bewilligungsbehörde im Vorfeld abgestimmt ist, können die Belege oder Reproduktionen dieser auch in digitaler Form auf allgemein anerkannten Bild- oder anderen Datenträgern vorgelegt werden (Nr.6.5. ANBest-P).
Was muss der Sach- und Erfolgsbericht enthalten?
Im Sachbericht ist darzustellen, ob und wie der Zuwendungszweck erreicht wurde. Dazu gehört insbesondere die Beschreibung von Zwischenergebnissen und Begleitumständen bei der Durchführung des Projekts, beispielsweise das Auftreten von Schwierigkeiten bei der planmäßigen Umsetzung des Vorhabens oder die Hindernisse an der planmäßigen Durchführung bestimmter Projektinhalte. Im Sachbericht sollen auch die Gründe für Abweichungen vom Kosten- und Finanzierungsplan erläutert werden. Auch ist zu sich im Rahmen der Projektdurchführung entwickelten Kooperationen oder der Nutzung von Synergieeffekten auszuführen
Im Erfolgskontrollbericht sind u.a. die Erreichung der Zielstellung, die Nachhaltigkeit und Verwertung der Ergebnisse, die Besucherresonanz (Anzahl der Besucher) und Öffentlichkeitswirksamkeit (Medien berichte), die Kooperationen und Errichtung von Netzwerken darzulegen. Darüber hinaus gehende, für das konkrete Projekt zu beachtende spezifische Vorgaben werden im Zuwendungsbescheid geregelt.